Technologie pomáhají s návratem do kanceláře

Návrat zaměstnanců do velkých kancelářských parků se rozbíhá zatím jen velmi zvolna. Většina pracovníků dosud stále funguje ze svých domácích kanceláří, menší část zažívá první dny na pracovišti. S dodržováním nových pravidel, ke kterým patří zejména dodržování bezpečných rozestupů, jim často pomáhají technologie.

Home office až do konce roku nebude výjimkou

„Dodržování bezpečných rozestupů pro firmy znamená, že často nemohou obsadit kanceláře tak, jak byly zvyklé. Zaměstnance musí rozsadit dle nového klíče a zamezit jejich shlukování ve společných prostorách, jako jsou výtahy, kuchyňky či relaxační zóny. To ovšem znamená, že dokud bude platit pravidlo sociálního distancování, bude vždy alespoň část zaměstnanců muset pracovat z domova. V závislosti na epidemiologickém vývoji může tento stav trvat i do konce letošního roku,“ říká Jonathan Appleton, ředitel asociace ABSL, která v ČR sdružuje firmy z oboru podnikových služeb. Právě tyto společnosti jsou typickým příkladem nájemců velkých kancelářských parků. Průměrně zaměstnávají zhruba 400 lidí, výjimkou ale nejsou ani centra čtyřikrát větší. První zkušenosti a propočty přitom ukazují, že ve většině firemních kanceláří bude po zavedení nových pravidel využitelných pouze 40 % prostor. I proto firmy umožnily v první fázi návrat jen malému procentu zaměstnanců, ve valné většině případů šlo o 15 nebo 30 %.

Kalkulátor prostoru a rezervace online

S návrhem nového rozmístění pracovních stolů či využíváním kanceláří tak, aby nebyla překročena maximální možná a bezpečná kapacita, mohou firmám pomoci i technologie. Například společnost Colliers přišla s online kalkulátorem, který snadno spočítá počet využitelných pracovních stolů v prostoru kanceláře. Kromě samotného uspořádání kanceláří potřebují firmy také řídit a monitorovat počet zaměstnanců a jejich pohyb v prostorách firmy. Vedle dodržení nařízených bezpečnostních rozestupů to má i další důležitý důvod, a sice schopnost snadno odhalit, kdy a s kým byl který zaměstnanec v kontaktu v případě, že se začne znovu šířit koronavirová nákaza. Podobný nástroj si například sama vyvinula společnost AB InBev. „V pražském centru AB InBev se zaměřujeme na vývoj a využití nových technologií v našich procesech. Potřeba sociálního distancování v kancelářských prostorech nás inspirovala k vývoji vlastní aplikace, která by našim zaměstnancům umožnila rezervovat si svá místa v kanceláři. Tato snadno použitelná aplikace poskytne našim zaměstnancům potřebnou flexibilitu a zároveň zaručuje správné odstupy v souladu s vládními nařízeními,“ říká Jaromír Staroba, ředitel tohoto centra podnikových služeb společnosti, která se zabývá výrobou a prodejem piva a celé řady nealkoholických nápojů. Aplikace umožní rezervaci místa jen stanovenému počtu zaměstnanců. Nemůže se tedy stát, že by se v kancelářích objevilo více pracovníků, než kolik dovoluje nově nastavená kapacita.

Monitoring teploty a bezdotykové ovládání výtahů či osvětlení

Firmy řeší i způsob, jak rozpoznat zaměstnance, u kterých propukla nákaza, a jak šíření této nákazy zamezit. Při vstupu do kanceláře proto zavádějí měření teploty svých lidí, a to často automatizované – stačí projít rámem. „V úvahách se také objevují nástroje pro bezdotykové ovládání výtahů, kávovarů či osvětlení anebo dokonce hlasové ovládání vybavení zasedacích místností. Zní to možná trochu jako sci-fi, ale očekáváme, že brzy to bude nová realita kancelářských parků,“ říká Jonathan Appleton a dodává: „Poslední měsíce ukázaly, že náš sektor zvládá díky masivní digitalizaci hladce fungovat i v mimořádných situacích. Déle trvající potřeba práce z domova nebo dokonce nastavení tohoto modelu jako ,nového normálu` obor nijak neohrozí. Naopak, krize podnítila mimořádnou kreativitu lidí a posunula celou řadu procesů na vyšší úroveň.“ Nový rozměr dostala zejména péče o zaměstnance a podpora jejich činnosti, kromě nejrůznějších sportovních, relaxačních či vzdělávacích aktivit firmy pro své lidi realizovaly i online program pro děti či cizojazyčné zpravodajství pro zaměstnance z řad cizinců.