V SAP Services dokázali během týdne přesunout na home office přes 1200 zaměstnanců

Šířící
se epidemie prověřila akceschopnost zaměstnanců SAP Services. Během jediného
týdne zvládlo centrum podnikových služeb přesunout na kompletní home office 95
% všech pracovníků, aniž by omezilo plynulý provoz.

„Povinnou
práci z domova jsme kvůli bezpečnosti našich zaměstnanců zavedli od 17. března
s tím, že do kanceláří mohou docházet jen ti, kterým povaha jejich práce home
office neumožňuje. Jde zhruba o 5 % z celkového počtu 1300 lidí,“ říká Iveta
Chválová, ředitelka společnosti SAP Services.

Krizový plán v praxi obstál

V
SAP Services přípravu nepodcenili. Pro případ výpadku pracovníků, omezení
možnosti využívat kanceláře či dostupnosti IT infrastruktury, má společnost
vypracovaný konkrétní krizový plán pro zabezpečení nepřetržitých a plynulých
služeb všem pobočkám. Tento plán je společnost schopna operativně spustit v okamžité
reakci na vzniklou situaci. Proto i v tomto případě proběhla kontrola
připravenosti jednotlivých oddělení na přesun do domácích prostředí, a zároveň
byly vyhodnoceny výjimky pro pracovníky, u kterých se vyžaduje fyzická
přítomnost v kancelářích. „Kolegové, kteří i nadále setrvávají na svých
pracovištích, projevili značnou dávku osobního nasazení. Velmi si jejich
přístupu vážím,“ říká Iveta Chválová.

Jednou
z aktivit, kterou nelze zcela převést do domácího prostředí, je vytváření
pracovních smluv pro pobočky SAP v zemích, kde legislativa vyžaduje nejen
elektronickou, ale i papírovou podobu pracovní smlouvy. V těchto případech je
potřeba zajistit jak tisk, tak i podpisy a logistiku příslušných dokumentů, a
to v rámci relativně krátkého času. Nábor nových zaměstnanců v pobočkách nesmí
být zpomalen žádnými průtahy. „Abychom mohli tyto procesy zajistit ve stejné
kvalitě jako v běžném režimu, vytvořili jsme pracovní skupinu, která za účelem
tisku a podepisování do kanceláří přichází jednou týdně. Plánování ostatních
činností v týmu je tomu uzpůsobené, příprava dokumentů musí být zvládnuta v
dohodnutý čas,“ popisuje Lenka Pospíšilová, HR Business partner SAP Services, s
tím, že dodržování všech bezpečnostních předpisů a nařízení je samozřejmostí.

IT tým pomáhá s potřebným vybavením zaměstnanců

Zaměstnancům
je virtuálně i přímo v kancelářích nadále k dispozici IT oddělení. To je
krom klasické podpory a údržby schopno zapůjčit nezbytně nutné vybavení, které
zaměstnanci na rozdíl od kanceláří doma nemají běžně k dispozici. Na
základě online požadavku od zaměstnance ho připraví k bezkontaktnímu
vyzvednutí na recepci budovy. Během jediného dne takto zvládli vyřídit až sto
požadavků, čímž přispívají ke zvýšení pracovního komfortu zaměstnanců v domácím
prostředí.  

Dalšími
nepostradatelnými zaměstnanci jsou recepční a pracovníci provozu budovy. Pro
případ úplného zavření kanceláří mají v SAP Services přichystaný „záchranný
balíček“, auto naložené nezbytnými kancelářskými pomůckami, čímž by dokázali
zásobovat zaměstnance pracující z domova po dobu nutnou k případné dezinfekci
kanceláří.

Nábor nových pracovníků pokračuje beze změn

Pohovory
s uchazeči i nástupy nových kolegů pokračují a přesunuly se do virtuálního
světa. K 1. dubnu tak do SAP Services nastoupí 30 nováčků. „Vstupní orientační školení,
běžně trvající dva dny, jsme naplánovali tak, abychom se vyhnuli velkému počtu
lidí v omezeném prostoru, a byli schopni dodržovat bezpečnou vzdálenost osob. Noví
kolegové proto absolvují svůj nástup v několika menších skupinkách v různých
časech. Po vyřízení nezbytné administrativy obdrží nováčci IT vybavení a
přístupovou kartu a přesunou se do svých domovů. Veškerá vstupní školení a
tréninky, stejně jako schůzky s nadřízenými a kolegy, proběhnou virtuálně,“ vysvětluje
Lenka Pospíšilová.