Efektivní zpracování faktur v IFS Aplikaci

Jednou z oblastí, která ve firmách zůstává velmi často neefektivní, je zpracování přijatých faktur. Typicky se faktury zpracovávají ručně – v papírové podobě s připnutou košilkou. Měsíční náklady na zadání přijaté faktury tak kromě platu účetní zahrnují náklady na zajištění schvalovacího kolečka, náklady za zpožděné platby ztracených faktur, vč. nákladů na dohledávání faktur pro náhled.

Faktura proběhne firmou, košilka se doplní o podpisy a rozúčtování a následně založí. Po naskenování faktury se vyhledají a rozpoznají všechny důležité údaje a ty se automaticky přenesou do ERP systému. Tento proces je sice funkční, ale faktura se může ztratit či zůstat u někoho na stole pod jinými dokumenty. Pak mohou hrozit někdy i výrazné sankce za pozdní úhradu. Přitom existují nástroje, které dokáží tento postup velmi zefektivnit.

V IFS Aplikaci se jedná o modul Workflow přijaté faktury. Ten poskytuje podporu procesu pro schválení a rozúčtování faktur a samozřejmě uchovává fakturu (včetně případných příloh) v grafické podobě. Je kdykoliv k dispozici, automaticky připojený k příjmu zboží/materiálu, na projektu či u objektu v údržbě. Tento schvalovací proces slučuje všechny přijaté faktury, a to jak elektronicky zpracovávané papírové faktury, tak přijaté přes e-mail, EDI či jiným způsobem.

”Vytěžování faktur je proces, který účetním ušetří čas, sníží chybovost a zrychlí práci,” popisuje Pavel Bláhovec, ředitel obchodu a supportu IFS Czech. ”Pro firmu je takový proces efektivní, ale pro účetní znamená práci navíc se skenováním faktur. Jaký užitek to přinese účetní? Pokud se tento proces spojí s automatickým vytěžením údajů z faktury – uspoří čas, zrychlí práci a sníží chybovost. Účetní či fakturantka sice věnuje čas naskenování, ale pak pouze kontroluje rozpoznané údaje. Výsledkem tak může být snížení manuální práce o 75% – 90% a snížení nákladů na přijaté faktury až o 80%.“

VÝHODY:

• Rychlejší průběh faktury firmou.

• Avízo a eskalace, pokud faktura u někoho zůstane „viset“.

• Nemožnost ztráty faktury = garance včasné úhrady –> odpadá riziko penále.

• Okamžitě k dohledání při náhledu – úspora času účetních.

• Ekologický proces –> úspora papíru.

• Jedno místo pro všechny typy faktur – papírová, PDF či EDI.

IFS Aplikace využívají nástroj QINVE, což je nástroj pro chytré vytěžení údajů z faktur. QINVE umí zpracovat faktury jak ze skeneru i z e-mailu a přenést je do IFS Aplikace. Využívá standardní funkcionality IFS Aplikací, a proto není potřeba žádná zákaznická úprava, což minimalizuje náklady na zavedení. Napojení na ARES, registr plátců DPH a kontrola údajů s ERP systémem zajišťují vysokou přesnost údajů. Další výhodou je, že systém je služba, která se stále učí. Pokud vaše faktura není rozpoznaná správně, předá se k naučení a příště již dojde k jejímu správnému rozpoznání, a to bez dodatečných nákladů na učení. ”Modul IFS Aplikace – Workflow přijaté faktury – je ve spojení s QINVE velmi mocný nástroj, který poskytuje nejen prokazatelné úspory, ale současně posouvá další proces ve firmě na špičkovou úroveň. Využití je možné v IFS Enterprise Exploreru, na webovém portálu i v mobilním telefonu či tabletu,” doplňuje Pavel Bláhovec.

* Zdroj: Key Accounts Payable Benchmarks, The Accounts Payable Network 2009

** Zdroj: ČSÚ, 3Q2013

O QINVE

Qinve je nástroj pro fakturantky a účetní na rychlé a efektivní zpracování papírových dodavatelských faktur. Faktury lze naskenovat a přenést s Qinve do ekonomického informačního systému. Všechny údaje budou automaticky rozpoznány a vloženy do správných polí. Fakturu je zpracována za 10 vteřin. Více na www.QINVE.com.

O společnosti IFS

IFS je veřejně obchodovaná společnost (OMX STO: IFS) založená v roce 1983, která vyvíjí, dodává a implementuje systém IFS Applications™, plně integrovanou sadu aplikací pro plánování podnikových prostředků založenou na technologii SOA. Společnost má více než 2 000 zákazníků ve více než 50 zemích a soustředí se na sedm hlavních odvětví: letectví a obranu, technické služby a telekomunikace, strojírenství, zpracovatelský průmysl, automobilový průmysl, maloobchod a velkoobchod, stavební průmysl a správu služeb. Přímé zastoupení IFS pro Českou republiku, společnost IFS Czech s. r. o. se sídlem v Praze, bylo založeno v roce 2000 spolu se zastoupením na Slovensku IFS Slovakia s.r.o. se sídlem v Žilině. Od r. 2001 v ČR rovněž jako distributor a implementační partner IFS působí významný český systémový integrátor, společnost ALTEC a.s. V současné době mají všechny tyto společnosti k dispozici více než 80 odborníků, kteří zajišťují lokalizaci, dodávku a implementaci produktů IFS na českém a slovenském trhu. Více informací naleznete na www.IFSWORLD.com a www.ALTEC.cz.