Gordic představil nástroj pro signalizaci rizik u podepisovaných elektronických dokumentů

Gordic, přední český tvůrce a dodavatel informačních systémů, představil nástroj manažerský semafor. Manažeři a vedoucí pracovníci se potýkají s rostoucím objemem elektronických dokumentů, které vyžadují jejich schválení. Manažerský semafor, inovativní rozšíření aplikace Elektronické podpisové knihy (EPK), jim pomáhá zjednodušit proces klasifikace dokumentů podle jejich rizikovosti a optimalizovat jejich zpracování na mobilních zařízeních.

Administrativní úkony spojené s podepisováním dokumentů mohou být náročnou rutinou pro každého manažera, s nárůstem objemu dokumentů vyžadujících schválení navíc roste i míra nebezpečí podpisu rizikového dokumentu.

Efektivita a bezpečnost

Manažerský semafor umožňuje autorizovaným pracovníkům efektivněji řídit jejich pracovní agendu, zatímco zachovává bezpečnost a kontrolu nad procesem podepisování a schvalování elektronických dokumentů. Nástroj využívá funkci barevného označování dokumentů na základě míry rizika podle předem stanovené metodiky – barevné označení žádostí zjednodušuje pracovníkům rozhodování a prioritizaci úkolů, přičemž barvy představují různé úrovně rizika: zelené žádosti mohou být podepsány hromadně, žluté a červené vyžadují individuální kontrolu.

Metodiku identifikace dokumentů, pořadí barev i jejich význam a počet lze přizpůsobit potřebám každého zákazníka, bez ohledu na typ nebo velikost organizace.

Hromadné podepisování elektronických dokumentů

V rámci své EPK nyní Gordic nabízí i funkci hromadného podepisování dokumentů v asynchronním režimu, což výrazně zvyšuje produktivitu práce. Uživatelé ověřují žádost k podpisu pouze jednou pro více zvolených dokumentů, přičemž jim tato asynchronní funkce umožňuje pokračovat v práci, zatímco se dokumenty podepisují. Ukončení procesu podpisu je následně oznámeno prostřednictvím notifikace v EPK.

„Každý manažer denně schvaluje a podepisuje množství dokumentů a je důležité rozlišit, které z nich jsou rutinní a kterým je naopak nutné věnovat zvýšenou pozornost. V tom mi manažerský semafor velice pomáhá. Můj sekretariát mi podle nastavené metodiky označuje rizikové dokumenty, kterým se před schválením věnuji více. Šetří mi to hodně času a umožňuje se více soustředit na skutečně klíčové dokumenty, úkoly a procesy,“ říká Jaromír Řezáč, generální ředitel Gordicu.

Manažerský semafor přináší jednoduchost, komfort a spolehlivost do každodenního pracovního života manažerů. Není jenom nástrojem pro označování dokumentů, ale i spojením pohodlí, efektivity a bezpečnosti, které umožňuje vedoucím pracovníkům soustředit se na hlavní pracovní úkoly a optimalizovat administrativní procesy.

Nástroj manažerský semafor je rozšířením online aplikace Elektronická podpisová kniha, která slouží k pohodlnému podepisování elektronických dokumentů na PC, notebooku i mobilních zařízeních. EPK je modulovou součástí integrační platformy GINIS, kterou využívá více než 6 000 organizací české veřejné správy.